Kurum İçi ve Kurum Dışı Yazışmalarınızı Kolaylaştıracak En İyi Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

Giriş: Neden Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)?

Günümüz iş dünyasında kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, imza işlemleri, çıktı alma ve çoğaltma süreçlerinin etkin bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Geleneksel yöntemlerle gerçekleştirilen bu işlemler, zaman kaybı ve maliyet artışları gibi olumsuz sonuçlara yol açabilir. Bu bağlamda, Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemleri (EBDYS), işletmelerin belge süreçlerini daha verimli yönetmesine olanak tanıyan önemli bir çözüm sunmaktadır.

EBDYS, belgelerin dijital ortamda depolanmasını, düzenlenmesini, iş akışı ile imzalanmasını ve dağıtılmasını sağlayarak kullanıcılara zaman ve emek tasarrufu sunar. Belge yönetiminin dijitalleşmesi, aynı zamanda belge arama sürelerini önemli ölçüde kısaltarak çalışanların daha verimli çalışmasını sağlar. Bu sistemler, aynı zamanda belge süreçlerinin otomatikleştirilmesine de imkan tanır; böylece, manuel işlemlerden kaynaklanan hata oranları azaltılır.

Bunların yanı sıra, işletmelerin maliyet etkinliğini artırmak için EBDYS, fiziksel belge yönetiminde ihtiyaç duyulan alan, malzeme ve enerji gibi kaynakları optimize etmelerini sağlar. Fiziksel belgelerin saklanması ve yönetimi, önemli bir maliyet unsuru iken, dijital belgeler için bu durum büyük ölçüde minimize edilmektedir. Böylelikle işletmeler, tasarruf edilen kaynakları yenilikçi projelere veya stratejik yönetime ayırabilir.

EBDYS'nin sağladığı verimlilik artışı, işletmelerin rekabetçi avantaj elde etmesini de kolaylaştırmaktadır. Hızla değişen pazar dinamiklerine yanıt verme yeteneği, dijital döngülerin iyileştirilmesi ile doğrudan bağlantılıdır. Böylece çalışanlar, belgelerle ilgili sorunlarla uğraşmak yerine, karlılığı artıracak stratejilere yönelme fırsatı bulur. Sonuç olarak, Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, işletmelerin gelecekteki başarılı operasyonları için kritik bir araç olarak öne çıkmaktadır.

EBDYS Seçiminin Önemi ve Kriterleri

EBDYS tedarik etmek isteyen bir işletme, temel olarak kurum içi ve kurum dışı yazışma kabiliyetlerine odaklansa da, EBDYS yazılımlarında ayırt edici ve değer katan farklı kriterler de bulunmaktadır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBDYS), modern işletmelerin kesintisiz bir şekilde bilgi akışını sağlamak için hayati bir rol oynamaktadır. EBDYS'nin seçimi, işletmenin verimliliği, güvenliği ve maliyet etkinliği üzerinde doğrudan etkili olduğundan, doğru sistemin seçilmesi son derece önemlidir. İlk olarak, kullanıcı dostu bir arayüze sahip olmak, sistemin etkin bir şekilde kullanılabilmesi için en kritik kriterlerden birisidir. Kullanıcıların belgeleri kolayca bulabilmesi ve yönetebilmesi, iş süreçlerinin hızını artıracaktır.

Ayrıca, EBDYS'nin entegrasyon imkanları da dikkate alınmalıdır. Mevcut yazılımlar ve sistemlerle uyumlu çalışabilmesi, veri akışını kolaylaştırır ve işletme içinde bilgi paylaşımını destekler. Örneğin, mevcut kurumsal kaynak planlama sistemi (ERP), müşteri ilişkileri yönetim sistemi (CRM) veya muhasebe yazılımları ile entegre olabilme yeteneği, verimliliği artıran bir diğer önemli faktördür. EBDYS'nin sunduğu bu entegrasyon olanakları, işletmelerin daha entegre ve koordineli çalışmasına olanak tanır.

Güvenlik ise, bir EBDYS’nin seçiminde göz ardı edilemeyecek bir diğer kriterdir. Verilerin korunması, özellikle hassas bilgilerin yer aldığı belgeler için büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle, sistemin sağladığı güvenlik özellikleri, şifreleme ve erişim kontrolleri gibi unsurların kapsamı üzerinde durulmalıdır. Son olarak, EBDYS’nin maliyeti de bir başka önemli kriterdir. İşletmelere uygun maliyetli çözümler sunan sistemlerin tercih edilmesi, uzun vadede mali yükleri azaltabilir. Bu nedenle, bu kriterler göz önünde bulundurularak bir objektif bir EBDYS seçimi yapılmalıdır.

Türkiye'deki En İyi EBDYS Yazılımları ve Seçim Metodolojisi

Günümüzde, kurum içi ve dışı yazışmaları kolaylaştırmak için etkili bir elektronik belge yönetim sistemi (EBDYS) kullanmak büyük önem taşımaktadır. Bu bağlamda, Türkiye'de öz kaynaklarla geliştirilmiş ve maliyet açısından uygun olan en iyi EBDYS yazılımlarını tanıtmak, kullanıcıların ihtiyaçlarına en uygun sistemi seçmelerine yardımcı olacak yönergeler sunmaktadır.

Türkiye'deki en iyi EBDYS yazılımları, sundukları avantajlar ve potansiyel dezavantajlar ile kullanıcıların ihtiyaçlarına göre dikkatle değerlendirilmelidir.

Yapay zekâ çağına yaklaşırken, işletmeler için en uygun elektronik belge yönetim sistemini (EBDYS) seçmek önemli bir karar haline gelmektedir. EBDYS çözümlerinin değerlendirilmesi, her firmanın ihtiyaçlarına göre değişiklik göstermektedir. Genel olarak, kullanıcı dostu arayüzü, entegrasyon kolaylığı ve güvenlik özellikleri, sistem seçiminde dikkate alınması gereken başlıca kriterlerdir. Ayrıca, bulut tabanlı sistemler ile yerel sunucu tabanlı sistemlerin avantajları ve dezavantajları iyi analiz edilmelidir. Bulut tabanlı EBDYS çözümleri, daha düşük başlangıç maliyetleri ve erişim kolaylığı sağlarken, yerel sistemler daha fazla kontrol ve güvenlik sunabilir.

Elektronik belge yönetim sistemine geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta, çalışanların bu yeni sisteme entegrasyonunun sağlanmasıdır. Eğitimlerin, sistemin başarısı için kritik olduğu unutulmamalıdır. Kullanıcıların, yeni sistemin işleyişini kavrayabilmesi adına kapsamlı bir eğitim programı uygulanmalıdır. Ayrıca, geçiş sürecinde potansiyel zorlukları önceden belirlemek ve bu zorlukları aşmak için bir yol haritası oluşturmak gerekmektedir. Hızlı ve etkili bir geçiş, yalnızca ileriye yönelik verimliliği artırmakla kalmayacak, aynı zamanda kalitatif iş süreçlerini de olumlu yönde etkileyebilir.

Sonuç olarak, elektronik belge yönetim sistemlerinin, ilerleyen yıllarda daha da önemli bir rol oynaması beklenmektedir. Gelişen teknolojilerle birlikte, veri güvenliği, işleme hızı ve işbirliği olanaklarının artması, EBDYS sistemlerini işletmeler için vazgeçilmez bir araç haline getirecektir. İşletmelere düşen görev, bu sistemlerin sunduğu fırsatları en iyi şekilde değerlendirmektir. Dolayısıyla, geleceğe yönelik sağlam bir strateji oluşturmak, başarılı bir EBDYS entegrasyonu için temel unsurlardan biri olacaktır.

Bu kapsamda, savunma sanayi alanında faaliyet gösteren müşterimiz olan ARCA Savunma için bir EBDYS seçim süreci işletilmiş olup, ampirik bir puanlama metodolojisi takip edilerek 2 hafta içerisinde karara varılmıştır.

Süreç boyunca 8 farklı ürün detaylı şekilde analiz edilmiş; kriter bazlı değerlendirme yöntemi benimsenmiştir. Değerlendirmeye alınan firma ve ürünler, resmi web siteleri, iletişim formları, e-postaları vb. suretle iletişim kurulabilen firmalardır. İletişim talebine cevap vermeyen firmalar değerlendirmeye alınmamıştır.

Seçim metodolojisi kapsamında, her bir ürün için:

• Firma refeansları ve öne çıkan özellikleri,

• İç ve dış yazışma süreçleri, arşivleme, güvenlik, entegrasyon ve mevzuata uygunluk gibi teknik başlıklar doğrultusunda şekillendirilen kriter matrisi,

• 10 yıl için TEFE/ÜFE oranında bakım ücreti artırılmış ve enflasyon düzeltmesi uygulanmış maliyet bilgisi,

• Kriter matrisinde ele alınmayan olumlu ve olumsuz yönler puanlanmıştır.

• Puanlamalar ve kriter değerlendirmeleri, firmaların ürünleri ile ilgili yapmış oldukları sunumlarda edinilen bilgiler, sorulan sorulara verilen cevaplar ve ürünler hakkında açık kaynak bilgiler kullanılmak suretiyle yapılmıştır.

Kriter matrisinde her ürün, ✅ Yüksek (10 Puan), ⚠️ Orta (-5 Puan) ve ❌ Düşük (-10 Puan) likert skalasında değerlendirilmiştir.

Ayrıca maliyet bilgileri (10 yıllık toplam maliyete göre hesaplanan ağırlık x Fiyata göre sıralama x 100 Puan) gizlilik amacıyla 5 seviyeli simgesel gösterim 🏷️ Çok düşük, 💸 Düşük, 💵 Orta, 💰 Yüksek, 💳 Çok Yüksek ile temsil edilmiştir.

Son olarak her ürünün avantaj (+1 Puan) ve dezavantajları (-1 Puan) saha tecrübelerine dayalı olarak özetlenmiş ve son olarak genel puanlamada nihai kıyaslama yapılmıştır.

Firma ve ürün bilgileri gizlilik amacıyla EBDYS Ürün 1, EBDYS Ürün 2 vb. şekilde kodlanmıştır. EBDYS çözümü arayışında olan kamu kurumları ya da özel kuruluşlar için bu tablo; ilk değerlendirme, ön eleme veya karar öncesi karşılaştırma amacıyla kullanılabilir.

Gizlenen fiyat bilgisi veya ürün seçimi ile ilgili detaylı görüşme talep eden kurumlar, NCU Teknoloji ile iletişime geçerek randevu alabilir. NCU Teknoloji olarak EBDYS alımı sürecinde danışmanlık hizmeti sunabilir, kendi kurumunuzun ihtiyaçlarına uygun yapılandırmayı birlikte çıkarabiliriz.

EBDYS Karşılaştırması

EBDYS Ürün 1

20+ YIL tecrübe, 1800+ müşteri, Avrupa, ABD şubeleri var. QDMS ve iş akışı yönetiminde güçlü.

KOCAELİ

EBDYS Ürün 2

STM, Gnkur.Bşk.lığı, yerel yönetimler referans, 20+ çalışan, Flutter tabanlı

İZMİR

EBDYS Ürün 3

35+ yıl deneyim, 70 personel, %75 mühendis, Etimesgut, Yenimahalle, Buca, Nilüfer Belediyesi referans

BURSA

EBDYS Ürün 4

EPDK, Tübitak, TRT, Alp Havacılık, Meteksan Savunma, Kamu bankaları, üniversiteler, hastaneler referanslar. 600 proje, 60 ülke.

İSTANBUL

EBDYS Ürün 5

Anadolu Yatırım, FİBA, KPMG, TÜYAP, MGK, Uludağ, İzeltaş, Akfen, Biletix, Coşkunöz Holding referans

İSTANBUL

EBDYS Ürün 6

Ticaret Bakanlığı, Sanayi Bakanlığı, İletişim Başkanlığı, Milli Saraylar, TBMM, Savronik, Emair Havacılık, TİKA, YTB, İşkur referans. Cumhurbaşkanlığı Resmi Yazışma Kılavuzunu yazan firma

ANKARA

EBDYS Ürün 7

Kamu belediye, Esnaf Odaları, Adana OSB referans İlk versiyon 2008

İSTANBUL

EBDYS Ürün 8

Sağlık Bakanlığı, Karadeniz Teknik Üni., Kocaeli Su ve Kanalizasyon İdaresi, Adana ve Yozgat Şehir Hastanesi referans.

ANKARA

Kriterlere Göre Karşılaştırma

İç yazışma süreçlerİ (belge akışı, onay, İmza)

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

Dış yazışma yönetİmİ (Kep, e‑posta, posta entegrasyonu)

Gelen evrak karekod ya da e-İmza doğrulama

Arşİvleme (dİjİtal arşİv, dosya planı)

Saklama Süresİ

Versİyon kontrolü

Elastİk/anahtar kelİme arama (OCR)

Güvenlİk

ERİŞİM YETKİLENDİRME

GİZLİLİK DERECESİ

ENTEGRASYON (SAP)

E-İMZA (5070 SAYILI E-İMZA KANUNU UYUMU)

Active Directory entegrasyonu

Raporlama kabİlİyetİ

RESPONSIVENESS

KULLANICI DOSTU (Ux)

CLOUD DESTEĞİ

ON-PREM DESTEĞİ

İŞ AKIŞI TASARLAMA KABİLİYETİ

KEP UYUMU

TS 13298/T1 standardı uyumluluğu

UETS (Uluslararası Teblİgat Sİstemİ) uyumu

DETSİS (DTVT - Devlet Teşkİlatı Verİ Tabanı) uyumu

Cumhurbaşkanlığı Resmİ Yazışma Kılavuzu uyumu

Dahİlİ edİtör

MS Office Entegre

MİLLİLİK

Eğİtİm hİzmetlerİ (Yüzyüze, online, web PORTAL)

PERFORMANS (DEMO)

GÖRÜNTÜLEME MODUnda SINIRSIZ LİSANS

DESTEK & BAKIM

VEKÂLET ALTYAPISI

ÜCRETSİZ EĞİTİM

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

⚠️ Orta

⚠️ Orta

✅ Yüksek

⚠️ Orta

❌ Düşük

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

⚠️ Orta

⚠️ Orta

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

⚠️ Orta

✅ Yüksek

⚠️ Orta

⚠️ Orta

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

❌ Düşük

❌ Düşük

❌ Düşük

❌ Düşük

❌ Düşük

✅ Yüksek

❌ Düşük

❌ Düşük

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

✅ Yüksek

ÜRÜN 1

❌ Düşük

ÜRÜN 2

ÜRÜN 3

ÜRÜN 4

ÜRÜN 5

ÜRÜN 6

ÜRÜN 7

ÜRÜN 8

TAHMİNİ KURULUM SÜRESİ

2 Ay

SAP HR ENTEGRASYONU OLURSA

1 Ay

1 Ay

20 Gün

3-4 Ay

1 Hafta

2 Hafta

1 Hafta

BAKIM FİYATI

%20

%20

%35

%18

%20

%20

%25

%10

İlk Yıl Garanti, Sonraki Yıllar (TÜFE+ Yi-ÜFE)/2 artırımlı

LİSANS FİYATI

💸 Düşük

🏷️ Çok düşük

🏷️ Çok düşük

💸 Düşük

💵 Orta

💵 Orta

💰 Yüksek

💳 Çok Yüksek

10 YILLIK FİYAT

(TÜFE+ Yi-ÜFE)/2 YAKLAŞIK %32.81 VARSAYIMI İLE

💸 Düşük

💸 Düşük

🏷️ Çok düşük

🏷️ Çok düşük

💵 Orta

💵 Orta

💵 Orta

💳 Çok Yüksek

İLAVE TELEPLER İÇİN ADAM/GÜN FİYATI

🏷️ Çok düşük

💸 Düşük

💸 Düşük

💵 Orta

💵 Orta

N/a

💳 Çok Yüksek

N/a

KRİTER KARŞILANMA MATRİSİ

✅ Yüksek

⚠️ Orta

❌ Düşük

23

28

24

30

25

31

27

28

5

4

3

1

1

2

4

2

5

1

6

2

7

0

2

3

İLAVE KABİLİYETLER

- Evrak hazırlamada DİL SEÇİMİ

- Gizli evrakta filigran

- Ek olarak video vb. medya yazıya eklenebilir

- Sözleşme şablonu ile onay süreci

- İş akışları tabuler ya da grafiksel. Paralel iş akışı var.

- Koşullu iş akışı

- Koşullu vekâlet (Tarih aralığı ya da belge türüne göre)

- Bildirim altyapısı

- Evrak şifreleme

- Responsive

- Mobilde dongle kullanımına ihtiyaç yok

- Hızlı destek ve istek

- SAP entegrasyonu tecrübesi var (Maltepe Üni.)

- Yazılım güncellemeleri kurum talebi ile ve Changelog var.

- Banka talimatı vb. entegrasyonların süresi 1 gün gibi kısa sürede ve ücretsiz

- Hem belge hem de doküman yönetim sistemi

- Java altyapısı gereksinimi yok

- Outlook formatında tasarlanmış

- Çoklu rollerde rol değişikliğine gerek yok, tümü görülebiliyor. Sanal kullanıcı açılabiliyor.

- Gelen giden evrakta okutarak almak için barkod özelliği

- Reddetme ve düzenleyerek reddetme. Yetkiye bağlı düzenleyerek onay kabiliyeti

- Şablon oluşturma kabiliyeti ve hazır şablonlar

- Dağıtım listesi ek yapılabiliyor. Kişisel dağıtım listesi ya da hazır liste.

- Belgeyi silmeden pasife çekme ve gizleme

- 500+ parametrik sistem ayar kabiliyeti

- Okundu, yazdırıldı, ikinci kez okundu vb. tarihçe bilgisi

- Güçlü sistem logları

- Ücretsiz OCR, resimde arama yapmıyor, Tesseract Open Source OCR Engine

- Paralel iş akışı ve hazır iş akışları

- Uygulama içinde yardım sayfası

- OCR ücretsiz ve %89 oranında doğru

- 3 versiyon değişti, kendini geliştirmeye devam ediyor

- Dashboard var

- Evrak şablon oluşturma, dağıtım listesi, havale şablonu oluşturma

- Okundu vb. bilgi tarihçesi, kaç kez okunmuş tarihçesi

- Saklama süresine göre otomatik dijital arşiv

- E-imzada marka model bağımlılığı yok. Tümü ile uyumlu.

- Paralel iş akışı var

- Kompleks olmadığı sürece süreç iyileştirme ücretsiz

- Veri şifreleme becerisi gelişmiş.

- Kurum içi dağıtım planı şablonları

- Akışın kimde ne kadar beklediği istatistiği

- Evrak barkodlaması

- SAP ile entegre file system altyapısı

- Arşiv loglarını Tübitak’ın elektronik damgalarından alıyor. Türkiye’de tek.

- Yönetim kurulu imzası süreci gibi statik akış tasarımı

- Günlük 20 Milyon trafiğini geçen Türkiye’deki tek yazılım

- Masaüstü bildirim altyapısı

- Destek tarafında JİRA uygulaması

- TC Kimlik Numarası ile Şahıs Doğrulama Entegrasyonu

- Yeni ekran geliştiriliyor (Angular)

- Sistem içinde mesajlaşma kabiliyeti

- Ekran kullanımı kolay ve sade

- Okundu vb. bilgi tarihçesi, kaç kez okunmuş tarihçesi

- Akış notları var, hazır akış notları

- Toplu onay kabiliyeti

- Bilgi edinme CİMER altyapısı

- Akışta kullanıcı belli bir süre işlem yapmazsa otomatik yapılacak işlem seçimi

- Masaüstü bildirim, mail ya da sistem mesajı altyapısı

- Fiziksel belge ekleme kabiliyeti. Arşiv raf belirterek ekleme.

- Gelen e-postalar entegre otomatik kayıt

- Barkod basımı

- Ücretsiz OCR altyapısı

- Uygulama içinde yardım sayfası ve videosu var. Uygulama içinden JIRA ile hata bildirme

- Yük testi sonucu toplam 7000 kullanıcı / anlık 500-600

- Kolay rol değişimi

- Özelleşmiş Form Tasarımı

OLUMSUZ ÖZELLİKLER

- İlgi listesi Ek yapılamıyor, yazının ana gövdesine ekleniyor

- Saklama süresi dolan evrak job ile temizlenebiliyor

- Mevzuata uyum takip sorumluluğu Müşteride

- Akış versiyonlaması yok, doküman versiyonlaması var

- Paralel akış dinamik yapılamıyor, ön tanımlı olmalı.

- Demo sistem performansı yavaş. Konfigüre edilebileceği söylendi.

- Yalnızca web tabanlı

- Düzenleme ya da ret durumu en başa gidiyor

- Açılış ekranında tanımlı filtreleme yok

- Açılış ekranı üzerimde bekleyen belgeler kullanışlı değil, dashboard yapısı yok, liste yapısı var.

- Telefon ya da dışarı bağlantılı JIRA ile destek yönetimi var.

- Yalnızca web tabanlı.

- Demo sistem performansı yavaş.

- OCR 5000 sayfa limitli

- Dağıtık şirket yönetimi. Ana sorumlu yurtdışında ikamet ediyor.

- Gelen evrak ve kurum içi gelen evrak ayrı, aynı şekilde giden evrak ve kurum içi giden evrak ayrı.

- Md.lüklere dağıtım, Ada-Parsel gibi özelleştirmeler var. Genele hitap etmiyor. Jenerik değil.

- Demo yazılımda ufak bug’lar var. Yazılım tam olgun değil.

- Karşılama ekranı yok. Takvim görev çalışma ve modül seçim ekranı var. Menü ile EBYS'ye geçiliyor.

- Yazışma türü tanımı ve imza sıralama tanımı admin tarafından ya da firma tarafından yapılabiliyor. Kullanıcı yapamıyor.

- Kişisel Pano Dashboard (Rapor) ekranı var, ancak kullanışlı değil.

- Ekran responsive değil

- İş akışında "Düzenle" özelliği yok. Yalnızca reddedip düzenlenecek kısımlar not edilebiliyor. Paralel iş akışı yok.

- Eğitim dokümanları var. İletilebilir. Portal yok.

- Hafta sonları ve resmi tatiller de çalışmamaktadır. Servis & Destek departmanları hafta içi 08:30-18:00 arsında hizmet vermektedir.

- Soldaki klasör yapısına tıklama sağdaki panoyu güncellemiyor. Tıklandığında Outlook gibi Gelen kutusu belge listesi ve önizleme şeklinde açılıyor.

- EYP uyumluluk gereği Gizli ve Çok Gizli özellikleri kaldırılmış, ancak talebe göre eklenebilir.

- Ekranlar responsive değil, ancak mobil uygulaması var

- Arayüz Outlook yapısında ve değişmiyor

- Dış VPN bağlantısı ya da yerinde güncelleme

- Demo sisteminde ara ara performans sorunları ve takılma

- Tarihçe navigasyonu zor. Tablo içinde aşağı doğru nested tablo açılıyor.

- Kullanıcının red kabiliyeti ayrı bir uyarlama ile takip ediliyor. Diğer yazılımlarda iş akışında konfigüre ediliyor.

- Dokümanı görmek için Ekler butonuna tıklamak ve oradan seçerek açmak gerekiyor.

- Diğer EBYS yazılımlarından farklı olarak terminoloji konusunda karışıklık var. Havale, iş akışı ve dağıtım terminolojileri karışıyor.

- Çok Gizli/Gizli dokümanlarda filigran yok

- Kullanıcı deneyimi geliştirilmeli

- İş akışı tasarımı yalnız tabuler, flowchart yok.

- Eğitim portalı yok. Doküman paylaşımı var.

- DETSİS Kullanıcısı olmayan özel firmalar periyodik olarak DETSİS güncellemesi alır

- Mevcut ekran web tabanlı ancak responsive değil

- Anasayfada dashboard ve kart yapısı yok. Açılışta ana sayfa karşılıyor. Dashborad'da yalnızca duyurular, vekalet listesi, hızlı arama ve ajanda var.

- Form yönetimi yok

- Ekran responsive değil, font'lar küçük

- Destek ve müşteri ilişkileri dönüşleri çok yavaş.

- Gizli ya da Çok Gizli filigran yok

ÜRÜN 1

ÜRÜN 2

ÜRÜN 3

ÜRÜN 4

ÜRÜN 5

ÜRÜN 6

ÜRÜN 7

ÜRÜN 8

ÜRÜN 1

ÜRÜN 2

ÜRÜN 3

ÜRÜN 4

ÜRÜN 5

ÜRÜN 6

ÜRÜN 7

ÜRÜN 8

ÜRÜN 1

ÜRÜN 2

ÜRÜN 3

ÜRÜN 4

ÜRÜN 5

ÜRÜN 6

ÜRÜN 7

ÜRÜN 8

PUANLAMALAR

Kriter matrisinde her ürün, ✅ Yüksek (10 Puan), ⚠️ Orta (-5 Puan) ve ❌ Düşük (-10 Puan) likert skalasında değerlendirilmiştir.

Ayrıca maliyet bilgileri (10 yıllık toplam maliyete göre hesaplanan ağırlık x Fiyata göre sıralama x 100 Puan) gizlilik amacıyla 5 seviyeli simgesel gösterim 🏷️ Çok düşük, 💸 Düşük, 💵 Orta, 💰 Yüksek, 💳 Çok Yüksek ile temsil edilmiştir.

Son olarak her ürünün avantaj (+1 Puan) ve dezavantajları (-1 Puan) saha tecrübelerine dayalı olarak özetlenmiş ve son olarak genel puanlamada nihai kıyaslama yapılmıştır.

Kriter Puanlaması

155

250

165

275

175

300

230

240

İlave Kabiliyetler

5

12

3

9

7

18

10

18

Olumsuz Özellikler

-7

-8

-10

-4

-2

-6

-8

-7

10 Yıllık Fiyat Puanı

457

341

166

252

75

762

551

663

Fiyat Ağırlığı

0,91

0,85

0,83

0,84

0,75

0,95

0,92

0,95

Düşük fiyat yüksek ağırlıklandırılmıştır

TOPLAM PUAN

610

595

324

532

255

1074

783

914

4

5

7

6

8

1

3

2

Sıralama

ÜRÜN 1

ÜRÜN 2

ÜRÜN 3

ÜRÜN 4

ÜRÜN 5

ÜRÜN 6

ÜRÜN 7

ÜRÜN 8

Not: Bu çalışmada yer alan değerlendirmeler, tamamen anonimleştirilmiş ürün ve firma isimleri üzerinden yapılmıştır. Hangi ürünün hangi firmaya ait olduğunu doğrudan veya dolaylı olarak işaret eden herhangi bir tanımlayıcı bilgiye yer verilmemiştir.

Puanlamalar ve içerikler; bir teknik danışman ve bir fonksiyonel danışman tarafından firmaların kendi sunumları, resmî teklif dokümanları ve halka açık kaynaklarda yer alan bilgiler temel alınarak objektif bir şekilde hazırlanmıştır.

Bu karşılaştırmanın amacı; kurumlara karar süreçlerinde yol göstermek ve teknik anlamda bir ön değerlendirme rehberi sunmaktır. Her ürün farklı kurumsal ihtiyaçlara göre avantajlı veya dezavantajlı olabilir.

Eğer yer alan bilgilerle ilgili rahatsızlık duyduğunuz bir ifade veya düzeltme ihtiyacı olduğunu düşünüyorsanız, info@ncutech.com.tr adresi üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.